My Log Book Training

LOG BOOK TRAINING

Nama : Silfia Tanaya Dewi

NIM : 13.3.02.172

Program Studi : Diploma III Perhotelan

Tempat training / departemen : Aston Sunset Beach Resort Gili Trawangan

Masa Training :

1. Food and Beverage Service

Casual dari 06 Juli 2015 – 31 Agustus 2015

2. Front Office

Training dari 01 September 2015 – 30 November 2015

BAB I

Gambaran Umum Lokasi Training

1.1 Gambaran Umum Objek Penelitian

Archipelago Internasional merupakan salah satu perusahaan hotel terbesar di Indonesia. Archipelago Internasional memiliki brand-brand hotel ternama seperti Neo hotel, Quest hotel, Fave Hotel, The Royal Alana Hotel, Grand Aston Hotel, Royal Kamuela Hotel, Kamuela Hotel, Harper hotel yang tersebar di seluruh kepulauan di Indonesia, termasuk salah satunya hotel Aston. Hotel Aston tidak hanya ada di pulau Bali, tapi juga ada di seluruh Indonesia. Salah satunya yang ada di pulau Nusa Tenggara Barat adalah Aston Sunset Beach Resort Gili Trawangan yang terletak di pulau Gili Trawangan kabupaten Lombok Utara.

Aston Sunset Beach Resort Gili Trawangan berdiri pada tanggal 1 April tahun 2014. Sebelumnya Hotel Aston dinamai sebagai Queen Villa and Spa Gili Trawangan pada tanggal 24 November 2011, namun karena pemindahan hak kepemilikan hotel, nama tersebut diganti dan diresmikan menjadi Aston Sunset Beach Resort Gili Trawangan di tahun 2014.

Aston Sunset Beach Resort Gili Trawangan memiliki arsitektur bangunan yang unik, perpaduan antara bangunan daerah Kalimantan dengan daerah Nusa Tenggara Barat serta berlokasi pulau tersendiri yang dikenal dengan sebutan pulau Gili Trawangan. Letaknya sangat strategis dan berdekatan dengan pantai, menjadikan Aston Sunset Beach Resort sebagai salah satu hotel untuk destinasi liburan bagi pengantin-pengantin baru, para pembisnis, para wisatawan-wisatawan asing.

1.2 Fasilitas – Fasilitas untuk tamu

1. Restoran Sunset Grill And Bar (buka 24 jam)

Breakfast : 06.30 – 10.30

Lunch : 11.00 – 15.00

Dinner : 17.00 – 23.00

2. Voodoo Bar and Lounge (buka dari pukul 17 : 00 – selesai)

Kata “Voodoo” berasal dari istilah mistis kepercayaan suku dayak di luar negeri yang berarti hantu penjaga. Voodoo Bar and Lounge merupakan salah satu bar yang ada di hotel Aston yang berdekatan dengan restoran sunset dengan arsitektur bangunan yang bertema mistis, menyediakan berbagai minuman beralkohol maupun tanpa beralkohol. Terdapat fasilitas-fasilitas hiburan sepeti area bermain billiar, area bermain catur, area bermain ping pong, musik DJ, band-band aliran raegae.

3. Taman Gili Pool Bar (buka dari pukul 11.00 – 19.00)

Bar kedua yang terletak di dalam hotel Aston berada di area kolam berenang.

Dengan pemandangan kolam yang indah dan menyediakan beragam cocktail serta makanan ringan yang cocok dinikmati sambil bersantai dikolam berenang.

4. Lobby Lounge dan Coffe Shop

Merupakan area bagi tamu yang menunggu proses check in atau check out, tersedia juga beragam jenis kopi dan camilan ringan yang disediakan oleh pihak hotel.

5. Aston Club Lounge

Salah satu fasilitas yang diperuntukan khusus bagi tamu yang menginap di tipe kamar Aston Club Room dan One Bedroom Villa. Tersedia berbagai macam makanan ringan dan kopi serta teh, termasuk beberapa cocktail maupun softdrink yang diberikan gratis hanya untuk tamu yang menginap di tipe kamar tersebut.

Aston Club Lounge menyediakan dua fasilitas gratis, pertama afternoon tea dari jam tiga sore sampai jam lima sore, afternoon te merupakan fasilitas rutin minum kopi atau teh sambil menikmati hidangan-hidangan ringan yang telah tersedia dan disajikan oleh pelayan-pelayan yang profesional dan ramah tamah.

Fasilitas kedua yang terdapat di club ini adalah drink cocktail time, dimana setiap tamu dapat memilih salah satu jenis cocktail maupun softdrink untuk diminum, dan ketentuannya satu orang satu jenis minuman. Drink cocktail time di mulai dari jam enam sore sampai jam tujuh malam.

6. Coral Meeting Room

Ruang rapat yang berkapasitas samapai 200 orang.

7. Room service 24 jam

8. Sundeck

Tersedia kursi-kursi pantai dan tempat tidur pantai disertai payung pantai yang terletak di pinggir pantai diantara restoran sunset dan voodoo bar. Tempat ini cocok untuk berjemur bagi wisatawan asing dan melihat pemandangan sunset yang indah.

9. Swimming pool

Buka dari pukul 11.00 – 19.00

Ada 2 jenis kolam berenang, ada kids pool dan dive pool.

10. Lombok Dive Center (buka dari oukul 09.00 – 18.00)

Fasilitas bagi para wisatawan yang ingin melakukan diving, surfing, dan olahraga air lainnya.

11. Amani Spa (buka dari pukul 09.99 – 21.00)

Fasilitas Spa dan kecantikan yang cocok untuk refleksi dan terapi badan agar terasa bugar dan sehat kembali sepanjang hari.

12. Jenis-jenis beserta fasilitas kamar yang ada di Aston Gili Trawngan

a. Superior room

Total Number of Rooms : 74

Twin Bed : 35 Rooms

King Bed : 39 Rooms

Room Size : 29 m²

b. Aston Club Room

Total Number of Rooms : 40

King Bed

Room Size : 31 m²

c. One Bed Room Villa

Total Number of Rooms : 10

King Bed

Room Size : 60 m²

d. Royal Suite Room

Total Number of Rooms : 1

King Bed

Room Size : 133 m²

Fasilitas-fasilitas yang ada di kamar semuanya sama, sebagai berikut :

Facilities:

Led Tv 32’
Free Wifi
Ac Split
Telephone
Mini Bar
Hair Dryer
Writing Table
Shower Room
Cup Board
Safety Box
Day Bed (In King Room)
Luggage Rack
Tea & Coffee Facilities
Private Pool (In Obv & Rs)
Bale (In Obv & Rs)
Living Room (In Rs)

Amenities:

2 Bottles Complimentary Mineral Water
Body Soap, Shampo & Conditioner, Body Lotion
Hand Soap, 2 Tooth Brush, Sewing Kit, Emery Board, Shoe Shine, Comb, Vanity Box (Cotton Bud, Shower Cap, Sanitary Bag, Cotton)
2 Bath Towel, 2 Hand Towel And 2 Face Towel.
2 Slippery

1.3 Fasilitas – Fasilitas untuk karyawan

Aston tidak hanya menyediakan fasilitas untuk tamu saja, tapi juga fasilitas untuk para karyawannya untuk menunjang kesejahteraan para karyawannya, sebgai berikut :

1. Housing / Mess (Mess 1 untuk perempuan dan staff tingkat manager, Mess 2 untuk laki-laki).

2. Kantin (tersedia untuk tiga kali jam makan).

1.4 Struktur Organisasi Front Office di Hotel Aston Gili Trawangan

1. Front Office Manager : Yanto Rozali

2. Front Office Manager : Chusnul Chothimah

3. Staff :

a. Guest Service Agent :

- Tofan

- Zarkasi

- Kiki

- Hakiki

- Usman

- Nasrul

- Sandi

- Wira

b. Concierge :

- Tandur

- Astawe

- Hadi

- Wahid

c. Guest Relation Officer : Erick

d. Telepon Operator : Silfia Tanaya Dewi

e. Driver :

- Fathul

- Humaedi

- Sabihun

- Junaidi

BAB II

Aktivitas selama Training

2.1 Food and Beverage Service

Sebagai casual dari 06 Juli 2015 – 31 Agustus 2015

Kegiatan yang dilakukan selama 2 bulan casual adalah sebagai berikut :

2.1.1 Morning Shift

Dari jam tujuh pagi sampai jam empat sore.

Beberapa kegiatan yang dilakukan adalah sebagai berikut ini :

2.1.1.1 Sebelum Operasional

a. Overhandle dengan night shift

b. Melihat pembagian section di area section board

c. Melihat logbook

d. Mengecek persiapan sarapan untuk tamu mulai dari kelengkapan equipment dan cutleries

e. Menyiapkan dan set up meja tamu

f. Menyiapkan kopi dan teh

g. Meyiapkan tray jack stand beserta tray

h. Meyiapkan cadangan cutleries

2.1.1.2 Selama Operasional

a. Melakukan tugas sesuai pembagian section

b. Menawarkan dan menyuguhkan kopi dan teh ke tamu

c. Clear up priing dan gelas kotor

d. Mengisi ulang buffet

2.1.1.3 Sesudah Operasional

a. Overhandle dengan afternoon shift

b. Mengisi log book mengenai segala operasional

c. Mempoles semua cutleries dan equipment

d. Mempersiapkan vutex untuk lunch buffet

e. Menyiapkan kondiment

f. Menyiapkan segala peralatan dan perlengkapan room service

2.1.2 Afternoon Shift

2.1.2.1 Sebelum Operasional

a. Overhandle dengan afternoon shift

b. Membaca logbook dan memesan beberapa stock yang tidak ada seperti tissue,napkin, sugar, creamer, toothpick, kopi, milk, dll.

c. Menyiapkan cutleries

d. Set up table tamu

e. Menanyakan dan mencatat semua menu makanan dan minuman yang tidak ada atau sold out

2.1.2.2 Selama Operasional

a. Menerima pesanan makanan dan minuman ke tamu

b. Membagikan brosur promo restoran ke tamu

c. Menjadi greeter tamu

d. Membawakan pesanan tamu

e. Set up table yang belum di set up

f. Memberikan condiment untuk tamu yang sedang menunggu makanan yang di pesan

g. Menjadi food checker

2.1.2.3 Sesudah Operasional

a. Membersihkan semua meja dan kursi

b. Set up semua meja untuk breakfast

c. Menulis log book

d. Membantu kasir untuk closing semua transaksi bill pembayaran dari tamu

e. Menyiapkan semua cutleries dan equipment yang akan digunakan untuk esok hari

2.1.3 Split (jam kerja dari jam 08.00 – 11.00 s/d 16.00 – 21.00)

a. Memolis semua cutleries

b. Menangani pemesanan makanan dan minuman tamu

c. Membagikan brosur promo restauran ke tamu- tamu luar

d. Membantu staff yang morning shift dengan afternoon shift

Berdasarkan aktivitas rutin yang dilakukan, kompetensi yang dicapai adalah meningkatnya mentalisme atau kepercayaan diri, memperoleh pengetahuan mengenai kefektifan kinerja sebagai runner, meningkatnya komunikasi dengan tamu baik tamu local maupun tamu dari luar negeri.

2.2 Front Office

No.	Tanggal	Waktu	Aktivitas yang dilakukan	Kompetensi yang dicapai
1	1-9-2015	9 a.m. – 8 p.m.	Belajar tentang penggunaan telepon switchboard panasonic DX – 343, pengenalan produk dan fasilitas yang tersedia di Aston, pengenalan sistem VHP (Visual Hotel Program), pembelajaran mengenai tugas dan tanggung jawab telepon operator	Mengetahui gambaran tentsng peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam operasional front office
2	2-9-2015	9 a.m. – 7 p.m.	Pengenalan SOP menangani tamu check in, pengenalan golden rules of Aston, pengenalan SOP reservasi bagian sales dan marketing hotel, praktik greeting stnadar Aston.	Menegtahui perbedaan tamu yang no show dengan early check out
3.	3-9-2015	SAKIT	DEMAM, BATUK, PILEK	Tidak ada
4.	4-9-2015	9 a.m .- 6 p.m.	Belajar menangani check in tamu yang grup, pengenalan standar check out	Mengetahui tahap dalam menangani tamu yang check in
5.	5-9-2015	9 a.m.- 7 p.m.	Membuat key jacket dan breakfast voucher, praktik cara print guest form registration di VHP sitem, membuat EA dan ED letter	Mengetahui persiapan di front office sebelum menangani tamu yang check in maupun check out
6.	6-9-2015	OFF	OFF ke Mataram menjenguk ibu yang sedang sakit.
7.	7-9-2015	DAY OFF	DO
8	8-9-2015	2 p.m. – 11 p.m.	Praktik pengoperasian telepon switchboard, menangani welcome drink, menangani request tamu melalui telepon dan langsung follow up.	Mengetahui bagaiman cara mentransfer no telpon extention, cara melakukan incoming call dan outgoing call
9	9-9-2015	9 a.m. – 6 p.m.	Menghandle tamu yang complaint melalui telepon dan langsung di follow up, Escort the guest to the room, menangani welcome drink, menghandle tamu yang check in melalui expedia.	Mengetahui simtem pembayaran kamar bagi tamu yang check in sesuai dengan jenis reservasi atau booking kamarnya.
10	10-9-2015	9 a.m -6 p.m.	Training mengenai tugas-tugas GSA, membantu beberapa tugas GSA, membuat ED letter beserta transaksi bill yang belum dibayar oleh tamu, menyiapkan dan menangani welcome drink untuk tamu, belajar sistem transfer bill ke bill kedua dan ke kamar lain yang satu reservasi, membuat magnetic key untuk tamu, handle tamu yang check out.	Mengetahui tugas dan peran telepon operator serta guest service agent
11	11-9-2015	12 p.m. – 10 p.m.	Courtesy call tamu yang akan check out hari ini, menyiapkan dan membuat guest form registration beserta coresponden bukti pemesanan kamar, handle tamu yang check in dan menghandle deposit tamu.	Mengetahui tugas dan peran telepon operator serta guest service agent
12	12-9-2015	12 p.m. – 10 p.m.	Membuat Welcome drink, menjadi telepon operator, menangani keluhan tamu, menyiapkan key jacket beserta breakfast voucher.	Mengetahui cara berkomunikasi yang baik dengan tamu
13	13-9-2015	10 a.m -10 p.m.	Membuat Welcome drink, menjadi telepon operator, menangani keluhan tamu, menyiapkan key jacket beserta breakfast voucher.	Mengetahui cara berkomunikasi yang baik dengan tamu
14	14-9-2015	10 a.m -10 p.m.	Menangani tamu yang check in, membuat EA dan ED letter, courtesy call check out hari ini, up date guest card (VHP system), mengisi remarks berdasarkan deposit tamu, renovasi area front desk, menyiapkan welcome drink dan membuat oshibori untuk tamu.	Mengetahui tugas dan peran telepon operator serta guest service agent
15	15-9-2015	SAKIT
16	16-9-2015	8.30 a.m.. – 7.30 p.m.	Praktik menangani tamu yang check in dan check out, courtesy call tamu, training upselling RABF dan rooms, membuat DM LOG untuk MOD.	Mengetahui tugas dan peran telepon operator serta guest service agent
17	17-9-2015	10 a.m. – 7 p.m.	Manangani tamu yang chek out dan check in, training VHP mengenai upselling serta membuat reservasi baru khusus untuk walk in guest.	Upselling room dari room only menjadi RABF
18	18-9-2015	10 a.m. – 7 p.m.	Handling check in dan check out, membuat EA dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest card.	Mengetahui tugas dan peran telepon operator serta guest service agent
19	19-9-2015	10 a.m. – 7 p.m.	Handling check in dan check out, cardver coresponden dari reservasi, posting room rate payment by CIMB master, menyiapkan EA, ED, RC, Ammenities, menangani welcome drink.	Mengetahui tugas dan peran telepon operator serta guest service agent
20	20-9-2015	10 a.m. – 7 p.m.	Handling check in dan check out, membuat EA dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest card, menangani komplain dari tamu yang kamarnya belum bersih.	Mengetahui tugas dan peran telepon operator serta guest service agent
21	21 s/d 30 september 2015	10 a.m. – 7 p.m.	Handling check in dan check out, membuat EA dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest card, menangani komplain dari tamu, menjadi telepon operator di front desk area, menyiapkan dan mengantarkan ammenities.	Mengetahui tugas dan peran telepon operator serta guest service agent
22	1 s/d 15 oktober 2015	10 a.m. – 8 p.m.	Handling check in dan check out, membuat EA dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest card, menangani komplain dari tamu, menjadi telepon operator di front desk area, menyiapkan dan mengantarkan ammenities.	Mengetahui tugas dan peran telepon operator serta guest service agent
23	16-10-2015	Sakit
24	17-10-2015	10 a.m. – 8 p.m.	Handling check in dan check out, membuat EA dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest card, menangani komplain dari tamu, menjadi telepon operator di front desk area, menyiapkan dan mengantarkan ammenities.	Mengetahui tugas dan peran telepon operator serta guest service agent
25	18-10-2015	3 p.m. – 11 p.m.	Handling check in, membuat EA dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest card, menangani komplain dari tamu, menjadi telepon operator di front desk area.	Mengetahui tugas dan peran telepon operator serta guest service agent
26	19-10-2015	DO	DO
27	20-10-2015	3 p.m. – 11 p.m.	Handling check in, membuat EA dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest card, menangani komplain dari tamu, menjadi telepon operator di front desk area.	Mengetahui tugas dan peran telepon operator serta guest service agent
28	21-1-2015	11 a.m. – 8 p.m.	Handling check in dan check out, membuat EA dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest card, menangani komplain dari tamu, menjadi telepon operator di front desk area, menyiapkan dan mengantarkan ammenities.	Mengetahui tugas dan peran telepon operator serta guest service agent
29	22 s/d 25 oktober 2015	7 a.m. – 4 p.m.	Handling check in dan check out, membuat EA dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest card, menangani komplain dari tamu, menjadi telepon operator di front desk area, menyiapkan dan mengantarkan ammenities.	Mengetahui tugas dan peran telepon operator serta guest service agent
30	26-10-2015	DO	DO
31	27 s/d 31 oktober 2015	10 a.m. – 9 p.m.	Handling check in dan check out, membuat EA dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest card, menangani komplain dari tamu, menjadi telepon operator di front desk area, menyiapkan dan mengantarkan ammenities.	Mengetahui tugas dan peran telepon operator serta guest service agent
32	1-11-2015	DO	DO
33	2 s/d 4 nopember 2015	Sakit	Kaki bengkak, alergi.
34	5 s/d 6 nopember 2015	9 a.m. – 5 p.m.	Handling check in dan check out, membuat EA dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest card, menangani komplain dari tamu, menjadi telepon operator di front desk area, menyiapkan dan mengantarkan ammenities, update duty manager log sheet.	Mengetahui tugas dan peran telepon operator serta guest service agent
35	7 s/d 8 nopember 2015	DO	DO
36	9 s/d 13 nopember 2015	2 p.m. – 11 p.m.	Handling check in, membuat EA dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest card, menangani komplain dari tamu, menjadi telepon operator di front desk area, menyiapkan dan mengantarkan ammenities, update duty manager log sheet.	Mengetahui tugas dan peran telepon operator serta guest service agent
37	14-11-2015	9 a.m. – 7 p.m.	Handling check in dan check out, membuat EA dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest card, menangani komplain dari tamu, menjadi telepon operator di front desk area, menyiapkan dan mengantarkan ammenities, update duty manager log sheet.	Mengetahui tugas dan peran telepon operator serta guest service agent
38	15 s/d 30 nopember 2015	2 p.m. – 11 p.m.	Handling check in, membuat EA dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest card, menangani komplain dari tamu, menjadi telepon operator di front desk area, menyiapkan dan mengantarkan ammenities, update duty manager log sheet.	Mengetahui tugas dan peran telepon operator serta guest service agent

My Log Book Training

Rabu, 13 April 2016

SDM Struktur Organisasi Aston Gili Trawangan

Kamis, 07 April 2016

fasilitas hotel aston gili trawangan

Rabu, 30 Maret 2016

Activities On The Job Training