LOG BOOK TRAINING
Nama :
Silfia Tanaya Dewi
NIM :
13.3.02.172
Program Studi : Diploma III Perhotelan
Tempat training / departemen : Aston Sunset Beach Resort Gili Trawangan
Masa Training :
1.
Food
and Beverage Service
Casual dari 06
Juli 2015 – 31 Agustus 2015
2.
Front
Office
Training
dari 01 September 2015 – 30 November 2015
BAB
I
Gambaran
Umum Lokasi Training
1.1 Gambaran Umum Objek Penelitian
Archipelago Internasional merupakan
salah satu perusahaan hotel terbesar di Indonesia. Archipelago Internasional
memiliki brand-brand hotel ternama seperti Neo hotel, Quest hotel, Fave Hotel,
The Royal Alana Hotel, Grand Aston Hotel,
Royal Kamuela Hotel, Kamuela Hotel, Harper hotel yang tersebar di
seluruh kepulauan di Indonesia, termasuk salah satunya hotel Aston. Hotel Aston
tidak hanya ada di pulau Bali, tapi juga ada di seluruh Indonesia. Salah
satunya yang ada di pulau Nusa Tenggara Barat adalah Aston Sunset Beach Resort
Gili Trawangan yang terletak di pulau Gili Trawangan kabupaten Lombok Utara.
Aston Sunset Beach Resort Gili Trawangan
berdiri pada tanggal 1 April tahun 2014. Sebelumnya Hotel Aston dinamai sebagai
Queen Villa and Spa Gili Trawangan pada tanggal 24 November 2011, namun karena
pemindahan hak kepemilikan hotel, nama tersebut diganti dan diresmikan menjadi
Aston Sunset Beach Resort Gili Trawangan di tahun 2014.
Aston Sunset Beach Resort Gili
Trawangan memiliki arsitektur bangunan
yang unik, perpaduan antara bangunan daerah Kalimantan dengan daerah Nusa
Tenggara Barat serta berlokasi pulau tersendiri yang dikenal dengan sebutan
pulau Gili Trawangan. Letaknya sangat strategis dan berdekatan dengan pantai,
menjadikan Aston Sunset Beach Resort sebagai salah satu hotel untuk destinasi
liburan bagi pengantin-pengantin baru, para pembisnis, para wisatawan-wisatawan
asing.
1.2 Fasilitas – Fasilitas untuk
tamu
1.
Restoran Sunset Grill And Bar (buka
24 jam)
Breakfast
:
06.30 – 10.30
Lunch : 11.00 – 15.00
Dinner :
17.00 – 23.00
2.
Voodoo Bar and Lounge (buka dari pukul 17 : 00 – selesai)
Kata
“Voodoo” berasal dari istilah mistis
kepercayaan suku dayak di luar negeri yang berarti hantu penjaga. Voodoo Bar
and Lounge merupakan salah satu bar yang ada di hotel Aston yang berdekatan
dengan restoran sunset dengan arsitektur bangunan yang bertema mistis,
menyediakan berbagai minuman beralkohol maupun tanpa beralkohol. Terdapat
fasilitas-fasilitas hiburan sepeti area bermain billiar, area bermain catur,
area bermain ping pong, musik DJ, band-band aliran raegae.
3.
Taman Gili Pool Bar (buka dari pukul 11.00 – 19.00)
Bar
kedua yang terletak di dalam hotel Aston berada di area kolam berenang.
Dengan
pemandangan kolam yang indah dan menyediakan beragam cocktail serta makanan
ringan yang cocok dinikmati sambil bersantai dikolam berenang.
4.
Lobby Lounge dan Coffe Shop
Merupakan
area bagi tamu yang menunggu proses check in atau check out, tersedia juga
beragam jenis kopi dan camilan ringan yang disediakan oleh pihak hotel.
5.
Aston Club Lounge
Salah
satu fasilitas yang diperuntukan khusus bagi tamu yang menginap di tipe kamar Aston Club Room dan One Bedroom Villa. Tersedia berbagai macam makanan ringan dan kopi
serta teh, termasuk beberapa cocktail maupun
softdrink yang diberikan gratis hanya
untuk tamu yang menginap di tipe kamar tersebut.
Aston
Club Lounge menyediakan dua fasilitas gratis, pertama afternoon tea dari jam tiga sore sampai jam lima sore, afternoon te
merupakan fasilitas rutin minum kopi atau teh sambil menikmati
hidangan-hidangan ringan yang telah tersedia dan disajikan oleh pelayan-pelayan
yang profesional dan ramah tamah.
Fasilitas
kedua yang terdapat di club ini adalah drink
cocktail time, dimana setiap tamu dapat memilih salah satu jenis cocktail
maupun softdrink untuk diminum, dan ketentuannya satu orang satu jenis minuman.
Drink cocktail time di mulai dari jam
enam sore sampai jam tujuh malam.
6.
Coral Meeting Room
Ruang
rapat yang berkapasitas samapai 200 orang.
7.
Room service 24 jam
8.
Sundeck
Tersedia
kursi-kursi pantai dan tempat tidur pantai disertai payung pantai yang terletak
di pinggir pantai diantara restoran sunset dan voodoo bar. Tempat ini cocok
untuk berjemur bagi wisatawan asing dan melihat pemandangan sunset yang indah.
9.
Swimming pool
Buka
dari pukul 11.00 – 19.00
Ada
2 jenis kolam berenang, ada kids pool dan dive pool.
10.
Lombok Dive Center (buka dari oukul 09.00 – 18.00)
Fasilitas
bagi para wisatawan yang ingin melakukan diving, surfing, dan olahraga air
lainnya.
11.
Amani Spa (buka dari pukul 09.99 – 21.00)
Fasilitas
Spa dan kecantikan yang cocok untuk refleksi dan terapi badan agar terasa bugar
dan sehat kembali sepanjang hari.
12.
Jenis-jenis beserta fasilitas kamar yang ada di Aston Gili Trawngan
a.
Superior room
Total
Number of Rooms : 74
Twin
Bed : 35
Rooms
King Bed : 39
Rooms
Room
Size :
29 m²
b.
Aston Club Room
Total
Number of Rooms : 40
King
Bed
Room
Size :
31 m²
c.
One Bed Room Villa
Total
Number of Rooms : 10
King Bed
Room Size :
60 m²
d.
Royal Suite Room
Total
Number of Rooms : 1
King Bed
Room Size :
133 m²
Fasilitas-fasilitas
yang ada di kamar semuanya sama, sebagai berikut :
Facilities:
- Led Tv 32’
- Free Wifi
- Ac Split
- Telephone
- Mini Bar
- Hair Dryer
- Writing Table
- Shower Room
- Cup Board
- Safety Box
- Day Bed (In King Room)
- Luggage Rack
- Tea & Coffee Facilities
- Private Pool (In Obv & Rs)
- Bale (In Obv & Rs)
- Living Room (In Rs)
Amenities:
- 2 Bottles Complimentary Mineral
Water
- Body Soap, Shampo &
Conditioner, Body Lotion
- Hand Soap, 2 Tooth Brush, Sewing
Kit, Emery Board, Shoe Shine, Comb,
Vanity Box (Cotton Bud, Shower Cap, Sanitary Bag, Cotton)
- 2 Bath Towel, 2 Hand Towel And 2
Face Towel.
- 2 Slippery
1.3 Fasilitas – Fasilitas untuk
karyawan
Aston
tidak hanya menyediakan fasilitas untuk tamu saja, tapi juga fasilitas untuk
para karyawannya untuk menunjang kesejahteraan para karyawannya, sebgai berikut
:
1. Housing
/ Mess (Mess 1 untuk perempuan dan staff tingkat manager, Mess 2 untuk
laki-laki).
2. Kantin
(tersedia untuk tiga kali jam makan).
1.4 Struktur Organisasi Front
Office di Hotel Aston Gili Trawangan
1.
Front Office Manager : Yanto Rozali
2.
Front Office Manager : Chusnul Chothimah
3.
Staff :
a. Guest Service Agent :
-
Tofan
-
Zarkasi
-
Kiki
-
Hakiki
-
Usman
-
Nasrul
-
Sandi
-
Wira
b.
Concierge :
-
Tandur
-
Astawe
-
Hadi
-
Wahid
c.
Guest Relation Officer : Erick
d.
Telepon Operator :
Silfia Tanaya Dewi
e.
Driver :
-
Fathul
-
Humaedi
-
Sabihun
-
Junaidi
BAB
II
Aktivitas
selama Training
2.1
Food
and Beverage Service
Sebagai casual
dari 06 Juli 2015 – 31 Agustus 2015
Kegiatan
yang dilakukan selama 2 bulan casual adalah sebagai berikut :
2.1.1
Morning
Shift
Dari
jam tujuh pagi sampai jam empat sore.
Beberapa
kegiatan yang dilakukan adalah sebagai berikut ini :
2.1.1.1 Sebelum Operasional
a.
Overhandle dengan night shift
b.
Melihat pembagian section di area
section board
c.
Melihat logbook
d.
Mengecek persiapan sarapan untuk tamu
mulai dari kelengkapan equipment dan cutleries
e.
Menyiapkan dan set up meja tamu
f.
Menyiapkan kopi dan teh
g.
Meyiapkan tray jack stand beserta tray
h.
Meyiapkan cadangan cutleries
2.1.1.2 Selama Operasional
a.
Melakukan tugas sesuai pembagian section
b.
Menawarkan dan menyuguhkan kopi dan teh
ke tamu
c.
Clear up priing dan gelas kotor
d.
Mengisi ulang buffet
2.1.1.3
Sesudah
Operasional
a.
Overhandle dengan afternoon shift
b.
Mengisi log book mengenai segala
operasional
c.
Mempoles semua cutleries dan equipment
d.
Mempersiapkan vutex untuk lunch buffet
e.
Menyiapkan kondiment
f.
Menyiapkan segala peralatan dan
perlengkapan room service
2.1.2
Afternoon
Shift
2.1.2.1
Sebelum
Operasional
a.
Overhandle dengan afternoon shift
b.
Membaca logbook dan memesan beberapa
stock yang tidak ada seperti tissue,napkin, sugar, creamer, toothpick, kopi,
milk, dll.
c.
Menyiapkan cutleries
d.
Set up table tamu
e.
Menanyakan dan mencatat semua menu
makanan dan minuman yang tidak ada atau sold out
2.1.2.2
Selama
Operasional
a.
Menerima pesanan makanan dan minuman ke
tamu
b.
Membagikan brosur promo restoran ke tamu
c.
Menjadi greeter tamu
d.
Membawakan pesanan tamu
e.
Set up table yang belum di set up
f.
Memberikan condiment untuk tamu yang
sedang menunggu makanan yang di pesan
g.
Menjadi food checker
2.1.2.3
Sesudah
Operasional
a.
Membersihkan semua meja dan kursi
b.
Set up semua meja untuk breakfast
c.
Menulis log book
d.
Membantu kasir untuk closing semua
transaksi bill pembayaran dari tamu
e.
Menyiapkan semua cutleries dan equipment
yang akan digunakan untuk esok hari
2.1.3
Split
(jam kerja dari jam 08.00 – 11.00 s/d 16.00 – 21.00)
a.
Memolis semua cutleries
b.
Menangani pemesanan makanan dan minuman
tamu
c.
Membagikan brosur promo restauran ke
tamu- tamu luar
d.
Membantu staff yang morning shift dengan
afternoon shift
Berdasarkan aktivitas rutin yang
dilakukan, kompetensi yang dicapai adalah meningkatnya mentalisme atau
kepercayaan diri, memperoleh pengetahuan mengenai kefektifan kinerja sebagai
runner, meningkatnya komunikasi dengan tamu baik tamu local maupun tamu dari
luar negeri.
2.2
Front
Office
No.
|
Tanggal
|
Waktu
|
Aktivitas yang dilakukan
|
Kompetensi yang dicapai
|
1
|
1-9-2015
|
9 a.m. – 8 p.m.
|
Belajar tentang penggunaan
telepon switchboard panasonic DX – 343, pengenalan produk dan fasilitas yang
tersedia di Aston, pengenalan sistem VHP (Visual Hotel Program), pembelajaran
mengenai tugas dan tanggung jawab telepon operator
|
Mengetahui gambaran tentsng
peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam operasional front office
|
2
|
2-9-2015
|
9 a.m. – 7 p.m.
|
Pengenalan SOP menangani tamu
check in, pengenalan golden rules of Aston, pengenalan SOP reservasi bagian
sales dan marketing hotel, praktik greeting stnadar Aston.
|
Menegtahui perbedaan tamu yang
no show dengan early check out
|
3.
|
3-9-2015
|
SAKIT
|
DEMAM, BATUK, PILEK
|
Tidak ada
|
4.
|
4-9-2015
|
9 a.m .- 6 p.m.
|
Belajar menangani check in tamu
yang grup, pengenalan standar check out
|
Mengetahui tahap dalam
menangani tamu yang check in
|
5.
|
5-9-2015
|
9 a.m.- 7 p.m.
|
Membuat key jacket dan
breakfast voucher, praktik cara print guest form registration di VHP sitem,
membuat EA dan ED letter
|
Mengetahui persiapan di front
office sebelum menangani tamu yang check in maupun check out
|
6.
|
6-9-2015
|
OFF
|
OFF ke Mataram menjenguk ibu
yang sedang sakit.
|
|
7.
|
7-9-2015
|
DAY OFF
|
DO
|
|
8
|
8-9-2015
|
2 p.m. – 11 p.m.
|
Praktik pengoperasian telepon
switchboard, menangani welcome drink, menangani request tamu melalui telepon
dan langsung follow up.
|
Mengetahui bagaiman cara
mentransfer no telpon extention, cara melakukan incoming call dan outgoing
call
|
9
|
9-9-2015
|
9 a.m. – 6 p.m.
|
Menghandle tamu yang complaint
melalui telepon dan langsung di follow up, Escort the guest to the room,
menangani welcome drink, menghandle tamu yang check in melalui expedia.
|
Mengetahui simtem pembayaran
kamar bagi tamu yang check in sesuai dengan jenis reservasi atau booking
kamarnya.
|
10
|
10-9-2015
|
9 a.m -6 p.m.
|
Training mengenai tugas-tugas
GSA, membantu beberapa tugas GSA, membuat ED letter beserta transaksi bill
yang belum dibayar oleh tamu, menyiapkan dan menangani welcome drink untuk
tamu, belajar sistem transfer bill ke bill kedua dan ke kamar lain yang satu
reservasi, membuat magnetic key untuk tamu, handle tamu yang check out.
|
Mengetahui tugas dan peran
telepon operator serta guest service agent
|
11
|
11-9-2015
|
12 p.m. – 10 p.m.
|
Courtesy call tamu yang akan
check out hari ini, menyiapkan dan membuat guest form registration beserta
coresponden bukti pemesanan kamar, handle tamu yang check in dan menghandle
deposit tamu.
|
Mengetahui tugas dan peran
telepon operator serta guest service agent
|
12
|
12-9-2015
|
12 p.m. – 10 p.m.
|
Membuat Welcome drink, menjadi
telepon operator, menangani keluhan tamu, menyiapkan key jacket beserta
breakfast voucher.
|
Mengetahui cara berkomunikasi
yang baik dengan tamu
|
13
|
13-9-2015
|
10 a.m -10 p.m.
|
Membuat Welcome drink, menjadi
telepon operator, menangani keluhan tamu, menyiapkan key jacket beserta breakfast
voucher.
|
Mengetahui cara berkomunikasi
yang baik dengan tamu
|
14
|
14-9-2015
|
10 a.m -10 p.m.
|
Menangani tamu yang check in,
membuat EA dan ED letter, courtesy call check out hari ini, up date guest
card (VHP system), mengisi remarks berdasarkan deposit tamu, renovasi area
front desk, menyiapkan welcome drink dan membuat oshibori untuk tamu.
|
Mengetahui tugas dan peran
telepon operator serta guest service agent
|
15
|
15-9-2015
|
SAKIT
|
|
|
16
|
16-9-2015
|
8.30 a.m.. – 7.30 p.m.
|
Praktik menangani tamu yang
check in dan check out, courtesy call tamu, training upselling RABF dan
rooms, membuat DM LOG untuk MOD.
|
Mengetahui tugas dan peran
telepon operator serta guest service agent
|
17
|
17-9-2015
|
10 a.m. – 7 p.m.
|
Manangani tamu yang chek out
dan check in, training VHP mengenai upselling serta membuat reservasi baru
khusus untuk walk in guest.
|
Upselling room dari room only
menjadi RABF
|
18
|
18-9-2015
|
10 a.m. – 7 p.m.
|
Handling check in dan check
out, membuat EA dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest card.
|
Mengetahui tugas dan peran
telepon operator serta guest service agent
|
19
|
19-9-2015
|
10 a.m. – 7 p.m.
|
Handling check in dan check
out, cardver coresponden dari reservasi, posting room rate payment by CIMB
master, menyiapkan EA, ED, RC, Ammenities, menangani welcome drink.
|
Mengetahui tugas dan peran
telepon operator serta guest service agent
|
20
|
20-9-2015
|
10 a.m. – 7 p.m.
|
Handling check in dan check
out, membuat EA dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest
card, menangani komplain dari tamu yang kamarnya belum bersih.
|
Mengetahui tugas dan peran
telepon operator serta guest service agent
|
21
|
21 s/d 30 september 2015
|
10 a.m. – 7 p.m.
|
Handling check in dan check
out, membuat EA dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest
card, menangani komplain dari tamu, menjadi telepon operator di front desk
area, menyiapkan dan mengantarkan ammenities.
|
Mengetahui tugas dan peran
telepon operator serta guest service agent
|
22
|
1 s/d 15 oktober 2015
|
10 a.m. – 8 p.m.
|
Handling check in dan check
out, membuat EA dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest
card, menangani komplain dari tamu, menjadi telepon operator di front desk
area, menyiapkan dan mengantarkan ammenities.
|
Mengetahui tugas dan peran
telepon operator serta guest service agent
|
23
|
16-10-2015
|
Sakit
|
|
|
24
|
17-10-2015
|
10 a.m. – 8 p.m.
|
Handling check in dan check
out, membuat EA dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest
card, menangani komplain dari tamu, menjadi telepon operator di front desk
area, menyiapkan dan mengantarkan ammenities.
|
Mengetahui tugas dan peran
telepon operator serta guest service agent
|
25
|
18-10-2015
|
3 p.m. – 11 p.m.
|
Handling check in, membuat EA
dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest card, menangani
komplain dari tamu, menjadi telepon operator di front desk area.
|
Mengetahui tugas dan peran
telepon operator serta guest service agent
|
26
|
19-10-2015
|
DO
|
DO
|
|
27
|
20-10-2015
|
3 p.m. – 11 p.m.
|
Handling check in, membuat EA
dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest card, menangani
komplain dari tamu, menjadi telepon operator di front desk area.
|
Mengetahui tugas dan peran
telepon operator serta guest service agent
|
28
|
21-1-2015
|
11 a.m. – 8 p.m.
|
Handling check in dan check
out, membuat EA dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest
card, menangani komplain dari tamu, menjadi telepon operator di front desk
area, menyiapkan dan mengantarkan ammenities.
|
Mengetahui tugas dan peran
telepon operator serta guest service agent
|
29
|
22 s/d 25 oktober 2015
|
7 a.m. – 4 p.m.
|
Handling check in dan check
out, membuat EA dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest
card, menangani komplain dari tamu, menjadi telepon operator di front desk
area, menyiapkan dan mengantarkan ammenities.
|
Mengetahui tugas dan peran
telepon operator serta guest service agent
|
30
|
26-10-2015
|
DO
|
DO
|
|
31
|
27 s/d 31 oktober 2015
|
10 a.m. – 9 p.m.
|
Handling check in dan check
out, membuat EA dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest
card, menangani komplain dari tamu, menjadi telepon operator di front desk
area, menyiapkan dan mengantarkan ammenities.
|
Mengetahui tugas dan peran
telepon operator serta guest service agent
|
32
|
1-11-2015
|
DO
|
DO
|
|
33
|
2 s/d 4 nopember 2015
|
Sakit
|
Kaki bengkak, alergi.
|
|
34
|
5 s/d 6 nopember 2015
|
9 a.m. – 5 p.m.
|
Handling check in dan check
out, membuat EA dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest
card, menangani komplain dari tamu, menjadi telepon operator di front desk
area, menyiapkan dan mengantarkan ammenities, update duty manager log sheet.
|
Mengetahui tugas dan peran
telepon operator serta guest service agent
|
35
|
7 s/d 8 nopember 2015
|
DO
|
DO
|
|
36
|
9 s/d 13 nopember 2015
|
2 p.m. – 11 p.m.
|
Handling check in, membuat EA
dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest card, menangani
komplain dari tamu, menjadi telepon operator di front desk area, menyiapkan
dan mengantarkan ammenities, update duty manager log sheet.
|
Mengetahui tugas dan peran
telepon operator serta guest service agent
|
37
|
14-11-2015
|
9 a.m. – 7 p.m.
|
Handling check in dan check
out, membuat EA dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest
card, menangani komplain dari tamu, menjadi telepon operator di front desk
area, menyiapkan dan mengantarkan ammenities, update duty manager log sheet.
|
Mengetahui tugas dan peran
telepon operator serta guest service agent
|
38
|
15 s/d 30 nopember 2015
|
2 p.m. – 11 p.m.
|
Handling check in, membuat EA
dan ED letter, membuat guest form beserta RC, update guest card, menangani
komplain dari tamu, menjadi telepon operator di front desk area, menyiapkan
dan mengantarkan ammenities, update duty manager log sheet.
|
Mengetahui tugas dan peran
telepon operator serta guest service agent
|